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Personalmanagement 2020: Herausforderungen und Chancen

Personalmanagement 2020: Herausforderungen Und Chancen

Seit Anfang März stellt die Corona-Pandemie die Arbeitswelt auf den Kopf. Auch tierärztliche Betriebe sind diesem Sturm mit voller Wucht ausgesetzt. Gewohnte Arbeitsabläufe wurden innerhalb kürzester Zeit radikal umgestaltet, damit Patienten weiterhin versorgt und tierärztliche Betriebe geöffnet bleiben können. Vor allem das Personalmanagement ist von der neuen Situation betroffen.

Die Umstellung trifft das Personalmanagement – Patient in Seitenlage

Jahrelang erprobte Schichtsysteme müssen seit Beginn der Corona-Krise über den Haufen geworfen werden. Mancherorts müssen Mitarbeiter in Kurzarbeit. Plötzlich sind Ausnahmen vom Arbeitszeitgesetz wieder möglich, und statt Rotationen sehen wir wieder feste Teams.

Rasche Entscheidungsfähigkeit ist nun gefragter als je zuvor, denn in der „neuen“ Praxisnormalität, auf die wir uns möglicherweise für Monate oder Jahre einstellen müssen, bleibt keine Zeit für langes Abwägen und Diskutieren.

Zum Glück beinhaltet der tierärztliche Alltag eine gute Portion an Training für ein schnelles Reaktionsvermögen – der „Patient“ kam also in Seitenlage.

Anamnese: staatliche Anordnung – doch nach der Erstversorgung stehen vor der Therapie bekanntermaßen Untersuchung und Diagnostik. Hier ist Geschwindigkeit Trumpf – wer also in der Vergangenheit in gute hauseigene Diagnostik investiert hat, verschafft sich einen Vorsprung. Das gilt auch für das Personalmanagement.

Schnelle Reaktionen brauchen schnellen Datenzugriff

Voraussetzungen für schnelle Reaktionen, zum Beispiel bei der Diensteinteilung, sind ein schneller Datenzugriff und zügige Prozesse. Denn damit Änderungen des Arbeitsalltags, wie neue Diensteinteilung, Homeoffice oder spontane Umbesetzung von Schichten, erfolgreich und unkompliziert umgesetzt werden können, müssen Daten zu Personal, Arbeitszeit, Überstunden und Einsatzplanung immer aktuell verfügbar und Prozesse, wie Dienst- und Urlaubsplanung, transparent, einfach und zentral steuerbar sein. 

Über Jahre haben sich viele kleine Prozesse zum Personalmanagement eingeschliffen

In der Praxis sieht es meist so aus, dass sich über die Jahre eine Vielzahl verschiedener Anwendungen, Protokolle und Kommunikationswege rund um das Thema Arbeitszeit und Personal eingeschliffen haben.
Wie viele Anwendungen nutzen Sie in Ihrer Praxis? Wandkalender, Urlaubsantragsformular, Stundenzettel, Transponder zur Zeiterfassung, Überstundenanträge, Personalbogen, E-Mail-Verteiler, Excel-Formulare, Schichtplanungs-Tools, digitale Kalender, gemeinsame Messenger-Apps bis hin zum guten alten Fax für Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und gedruckten Dienstplänen im Ablagefach.

Können Sie Mitarbeiterdaten DSGVO-konform verwahren und löschen?

Die Symptome nennen sich dann „Datensilos“ und „Medienbrüche“: Werden beispielsweise die Mitarbeiterinformationen einerseits analog auf Papier in klassischen Personalakten, andererseits auch digital auf dem Rechner verwaltet, entstehen zwei nicht miteinander kommunizierende (Daten-) Silos. Der Mehraufwand durch gesondertes Anlegen ist nur ein Nachteil, denn die Daten müssen zusätzlich parallel verwaltet, DSGVO-konform verwahrt und gelöscht werden.

Wird Arbeitszeit noch auf Stundenzetteln erfasst oder durch ein altes Zeiterfassungsmodell, müssen Zeiten per Hand vom Ursprungsmedium weiter in das Zielmedium (z.B. digital in Excel) übertragen werden. Überall, wo Medienbrüche den Informationsfluss bremsen, erhöht sich die Gefahr von Übertragungsfehlern und verzögert sich die Bereitstellung wichtiger Schlüsseldaten. Um beim Beispiel Arbeitszeit zu bleiben: Wird die Auswertung der Überstunden erst nach einer wöchentlichen Übertragung und manuellem Ausrechnen von Stundenzetteln möglich, sind die Daten zum Überstundenstand für eine kurzfristige Einsatzplanung nicht mehr aktuell.

Neuer Corona-Alltag: Zeitraubende administrative Tätigkeiten sind jetzt fehl am Platz

Wer bereits vor der Krise das Gefühl hatte, zunehmend in zeitraubenden administrativen Tätigkeiten zu ersticken, wird in der jetzigen Situation erst recht mit einer Flut an zusätzlichem Aufwand konfrontiert. Dass es auch anders geht, zeigt VetStage mit der Software VetStage TEMPUS. Die Personalverwaltungslösung, die speziell für tierärztliche Betriebe entwickelt wurde, nutzen inzwischen fast 1000 Mitarbeiter in Praxen und Kliniken. Die Software verbindet zentral Personaldaten, Schichtplanungstool und Urlaubsplaner mit einer flexiblen Arbeitszeiterfassung und Vorbereitung zur Lohnabrechnung. Dank moderner Cloud-Plattform bleiben Nutzer autonom und können ihre Aufgaben standortunabhängig erledigen – zugleich erfolgt die Datenspeicherung sicher auf deutschen Servern.
Mit der passenden App fürs Smartphone ist auch eine mobile Nutzung, wie die Erfassung von Arbeitszeiten in der Fahrpraxis, möglich.

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Einfache Handhabung für Mitarbeiter

Die Aufgaben werden sinnvoll zwischen Mitarbeitern und Führungskräften geteilt.
Mitarbeiter können über ihre eigenen Mitarbeiterprofile Personaldaten aktualisieren und Urlaubs- oder andere Abwesenheitsanträge einreichen. Aufseiten der Führungskraft besteht die Möglichkeit, Zugriffsrechte auf unterschiedliche Bereiche und Informationen zu vergeben.

Das Ergebnis ist eine weitere Arbeitsentlastung, da etwa Teamleiter oder Praxismanager reibungslosen Zugriff auf die gleichen, aktuellen Daten haben.

Da die geplanten und geleisteten Einsatzzeiten sowie Abwesenheiten automatisch zusammengeführt werden, stehen per Mausklick wichtige Kennzahlen, etwa der Überstundenstand der Mitarbeiter, zur Verfügung.

Auf diese Weise profitieren Sie von der Arbeitsentlastung, haben stets Zugriff auf Up-to-date-Informationen und bleiben handlungsfähig.

VetStage TEMPUS schafft durch Offenheit und Transparenz auch einen enormen Mehrwert für das Team: Relevante Daten stehen in Echtzeit zur Verfügung, Genehmigungsprozesse lassen sich direkt verfolgen, und durch automatische Benachrichtigungen bleiben alle immer informiert.

So verschaffen Sie sich einen wertvollen Vorsprung am angespannten Personalmarkt.

Auch nach Corona im Fokus: Flexible Arbeitszeitmodelle, transparente Dienste und die Chance mitzuwirken

Auch nach Corona wird das Personalmanagement eine Schlüsselrolle für die erfolgreiche Zukunft jeder Praxis spielen. Die Nachfrage nach flexiblen Arbeitszeitmodellen, nach fairen Dienstzeiten, nach Vereinbarkeit von Beruf und Familie wird ungebremst bestehen bleiben und auch der damit verbundene Verwaltungsaufwand.

Was in der Krise gut funktioniert hat, kann auch danach funktionieren, und was nicht, kann Impulse zur Optimierung geben.

Werden die Prozesse rund um die Personalverwaltung zentral und digital gesteuert, bedeutet dies eine enorme Zeitersparnis. Werden zudem Mitarbeiter durch Selbstverwaltung miteingebunden, signalisiert dies eine offene und vertrauensvolle Unternehmenskultur.

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Testen Sie VetStage TEMPUS für 30 Tage kostenlos und unverbindlich 

Und jetzt? Testen Sie  VetStage TEMPUS einfach für 30 Tage, ganz unverbindlich, egal ob Sie direkt personalverantwortlich sind oder nicht. Nach Ablauf der Testzeit ist keine Kündigung notwendig. Während der Nutzungsdauer steht Ihnen eine persönliche Ansprechpartnerin für alle Fragen zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie hier:

Dominique Possmann Dias

Seit 2018 betreut Dr. Dominique Possmann Dias als Tierärztin die VetStage Personalverwaltungssoftware „Tempus“.
Neben langjähriger praktischer Tätigkeit als angestellte und selbständige Tierärztin hat sie ihr Interesse an Praxismanagement durch ein Zusatzstudium zum Certificate of Veterinary Business Management (CertVBM) vertieft.

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