Erfolgsgeschichte: „Ein Tool, das mitdenkt.“ Wie heiland.com den Praxisalltag im Kleintierzentrum Kotzian spürbar verändert hat

Als Janna Petersen im Jahr 2019, nach fünf Jahren als TFA in derselben Praxis, das Praxismanagement im Kleintierzentrum Kotzian übernahm, stand sie vor einer Fülle an Aufgaben: Chronischer Personalmangel, die Übergabe der Praxis an die nächste Generation, neue DSGVO-Vorgaben und die vollständige Umstellung auf eine Terminsprechstunde. Dazu kamen ein neues Logo, ein frisches Design, eine erneuerte Homepage, Renovierungen, digitale Zeiterfassung, modernere Buchhaltung und neue Arbeitsabläufe. Alles, während eine Pandemie die Welt beinahe lahmlegte

Kurz: Die Praxis veränderte sich an allen Ecken und Janna war mittendrin.

Zwischen Patientenversorgung und Büroorganisation etablierte sie neue Strukturen, führte digitale Prozesse ein, begleitete das Team eng und hielt die Praxis gemeinsam mit ihren Kollegen und Vorgesetzten auch durch schwierige Phasen stabil. 

Doch es zeigte sich immer wieder ein Bereich, der mehr Zeit band als jeder andere, nicht zuletzt aufgrund von Lieferengpässen aufgrund der Corona-Pandemie: das Bestellwesen. Ein zentraler Prozess, der idealerweise unsichtbar bleibt, aber enorm viel Kraft fordert, sobald er nicht funktioniert.
Für Janna war klar: Das musste sich ändern.

Ein Werkzeug, das sofort entlastet: Der erste Kontakt mit heiland.com

Das Kleintierzentrum Kotzian war zu diesem Zeitpunkt wie viele andere Praxen organisiert. Die Ausgangssituation: Viele Vertreter, noch mehr Hersteller und Systeme, manuelle Schritte, Telefonate, alte Listen und Excel-Tabellen und kaum Übersicht. „Ich wollte Abläufe vereinheitlichen und vereinfachen. Die Energie, die in unübersichtliche Bestellungen floss, fehlte an anderer Stelle,“ erzählt Janna 

Zu diesem Zeitpunkt kam heiland.com ins Spiel. Die Plattform war noch jung, als die Heiland-Brüder die Praxis besuchten. Janna erinnert sich lachend: „Seit es heiland.com gibt, nutzen wir es. Die standen irgendwann einfach in der Praxis.“

Mit heiland.com erhielt die Praxis etwas, das ihnen bisher fehlte: Übersicht und Struktur im Bestellwesen.

Wie die Praxis profitiert: weniger Chaos, mehr Umsatz

Besonders schätzt Janna, dass heiland.com „intelligent mitdenkt“: Es gibt zahlreiche Funktionen, die Abläufe vorbereiten, clevere Vorschläge machen, Fehler vermeiden und den Alltag vereinfachen. Auch die alphabetische Herstellerliste und die Suchfunktion gehören zu ihren täglichen Favoriten: „Früher musste ich durch fünf Seiten scrollen. Jetzt gebe ich einfach ein, was ich brauche. Ich kann einsehen, wann ein vergriffenes Produkt wieder lieferbar ist und mich sogar benachrichtigen lassen, wenn es wieder erhältlich ist.“

Auch die Chatfunktion mit dem Support von heiland.com ist für sie ein echtes Highlight: „Selbst wenn meine Frage eigentlich schon beantwortet war, kam manchmal noch ein Anruf von heiland.com: ‚Erklär mir mal den Hintergrund, ich möchte das verstehen.‘ Das fand ich immer richtig gut.“

Die wichtigsten Veränderungen waren im Praxisalltag sofort spürbar:

• Ein zentrales Bestellsystem statt Insellösungen
• Einheitliche Abläufe, die Fehler reduzieren
• Schnelle, intuitive Bedienung, die Zeit zurückgibt
• Ein Tool, das intelligent mitdenkt, statt beschäftigt

Für das gesamte Team und Janna als Praxismanagerin machte das einen Unterschied.

1. Das Team gewinnt kostbare Zeit:
   1. Weniger Diskussionen, Rückfragen oder Sucherei - die TFAs und Tierärzt:innen konnten sich wieder auf die Arbeit am Tier konzentrieren. 
   2. Keine fragmentierten Bestellwege mehr. Kein Jonglieren zwischen Herstellern. Kein Chaos auf Papier. „Ich wusste jederzeit, wo wir stehen. Das hat enorm entlastet“, so Janna.
2. Der Überblick wurde zur Alltagshilfe: Fehler verschwanden und mit ihnen Frust
   1. Doppelte Bestellungen, Lieferverzögerungen durch Missverständnisse oder falsche Mengen, all das wurde seltener
   2. Vergangene Bestellungen, Einkaufslisten, transparente Struktur: heiland.com wurde ein Managementwerkzeug, das Janna täglich nutzte und schätzte: „Das macht es so viel leichter. Man findet alles sofort."
   3. Auch Urlaubsvertretung war plötzlich kein Problem mehr. „Große Urlaubsübergaben sind nicht mehr nötig. Früher musste ich in X Shops nachsehen, Kollegen fragen, welche Telefonate sie zwischenzeitlich mit Vertretern geführt hatten. Bei heiland.com kann jeder jederzeit einsehen, was bestellt wurde. Alles ist nachverfolgbar."
3. Entscheidungen basieren jetzt auf Daten, nicht auf Bauchgefühl
   1. heiland.com machte sichtbar, was sonst verborgen blieb: Kostenstrukturen, Produktvergleiche, Verbrauchsmuster. Das Kleintierzentrum Kotzian erlebte dadurch einen deutlichen Wandel im Organisationsalltag. „Dass der Einkauf und Abverkauf plötzlich eine höhere Gewinnmarge hatten, das war merklich zu sehen.“

Doch es war nicht allein die starke Plattform, die überzeugte; es war das Miteinander.

Janna betont die partnerschaftliche Beziehung zwischen Praxis und Anbieter: „Wenn etwas nicht passte, habe ich es zurückgemeldet. Und ich hatte immer das Gefühl: Ich werde gehört. Und mein Anliegen wird umgesetzt.“

Die enge Zusammenarbeit wurde über die Jahre zum roten Faden zwischen dem Kleintierzentrum Kotzian und heiland.com.
Was als einfacher Austausch begann, entwickelte sich zu einer Verbindung, die weit über klassisches Nutzer-Feedback hinausging.

Janna arbeitete täglich mit der Plattform, meldete sich mit praktischen Hinweisen, testete neue Funktionen und sprach offen an, was in der Praxis gebraucht wurde. Der Kontakt war direkt, ehrlich und geprägt von gegenseitigem Verständnis für die Anforderungen des Praxisalltags.

Der Perspektivwechsel: Von der Anwenderin zur Mitarbeiterin

„Ich nutze heiland.com schon viel länger, als ich dort arbeite. Genau deshalb fühlt es sich so stimmig an.“

Ihre Doppelrolle ist allerdings kein Interessenskonflikt, sond