Wenn der Notfallplan selbst zum Notfall wird – So gelingen Urlaubs- und Krankheitsvertretungen

In vielen Tierarztpraxen ist der Jahresurlaubsplan ein Kraftakt: Termine mit Schulferien, Brückentagen und OP-Planungen müssen koordiniert werden, und sobald alles steht, atmet das Team auf. Doch kaum ist der Plan fixiert, kommt der erste Krankheitsfall – und plötzlich wackelt der gesamte Praxisablauf.

Eigentlich sollen Notfallpläne in solchen Momenten Sicherheit geben. In der Realität entpuppen sie sich jedoch oft selbst als Stolperstein: Aufgaben werden ad hoc umverteilt, Kolleg:innen geraten in Zeitdruck, und manchmal drohen sogar Terminabsagen für Patientenbesitzer:innen.

Warum Notfallpläne scheitern
In vielen Praxen gibt es zwar „irgendeine“ Vertretungsregel – aber oft liegt diese nur im Kopf der Praxisleitung oder ist so allgemein formuliert, dass sie im Ernstfall keine wirkliche Hilfe ist. Besonders problematisch wird es, wenn Ausfälle mehrere Rollen betreffen, zum Beispiel gleichzeitig eine Tierärztin und eine TFA mit OP-Erfahrung.

Drei Stellschrauben für eine funktionierende Vertretungsregelung

1. Frühzeitige und faire Urlaubsplanung
Ein guter Urlaubsplan ist die Grundlage für jede Vertretung. Dazu gehört nicht nur, Urlaubsanträge frühzeitig einzusammeln, sondern auch verbindliche Fristen zu setzen.
Beispiel aus der Praxis: In einer Kleintierpraxis wird der Urlaubsplan jedes Jahr im Oktober für das Folgejahr erstellt. Die Teammitglieder tragen ihre Wünsche digital ein, Doppelbuchungen werden sofort angezeigt, und freie Zeitfenster bleiben sichtbar. So lassen sich Engpässe – etwa, das