Unser Weg zur Zertifizierung: „Gute Veterinärmedizinische Praxis”

Qualitätsmanagement” - ein Begriff, den viele Praxis- oder Klinikleiter mit zusätzlicher Arbeit, Gesetzen, Richtlinien und Vorschriften assoziieren. Die Klinik für Kleintiere Sottrum zeigt jedoch, warum jede Praxis oder Klinik von Qualitätsmanagement profitieren kann. Henrike Werhahn, Geschäftsführerin der Klinik für Kleintiere Sottrum erzählt im Interview, wie sie gemeinsam die Zertifizierung „Gute Veterinärmedizinische Praxis (GVP)“ erhalten und damit einen Meilenstein im Qualitätsmanagement erreicht haben. Denn es stimmt: Qualitätsmanagement macht viel Arbeit - zumindest am Anfang. 

Mit der Zertifizierung „Gute Veterinärmedizinische Praxis” (GVP) ist die zentrale Einführung eines Qualitätsmanagements (QM) verbunden. Eine Aufgabe, die jeden Bereich der Klinik betrifft. Wo habt Ihr angefangen und warum?

Wir wurden durch eine externe Firma betreut bzw. begleitet. Der erste Besuch diente dazu, sich einen Überblick zu verschaffen und Informationen über vorhandene „Baustellen“ zu sammeln. Daraus ergab sich eine To-Do-Liste und jeder Klinikbereich hat eigene Aufgaben bekommen. In der Leitung waren wir - oder sind es stetig - viel mit dem Thema Personal beschäftigt. Begonnen wurde mit einer klaren Rollenverteilung und Stellenbeschreibungen, in dem Organigramme erstellt und Aufgaben detailliert beschrieben wurden. 

Im Zuge dessen wurde auch eine Qualitätsmanagement-Beauftragte (QMB) ernannt, die sich zeitgleich vermehrt um die Themen Apotheke, Hygiene allgemein und um die Anmeldung gekümmert hat. Rückblickend übernahm sie wahrscheinlich den größten Anteil während des Zertifizierungsprozesses und wir sind super dankbar für diese tolle Leistung. Sie war so engagiert und hat sich nicht unterkriegen lassen – trotz der vielen zusätzlichen Arbeit. An dieser Stelle möchten wir uns nochmals ganz herzlich bei ihr bedanken!

QM ruft bei vielen erst einmal negative Gedanken hervor, der mit einem hohen Dokumentationsaufwand verbunden ist, wie z. B. Hygienepläne. Wie habt Ihr Euer Team für diesen Weg motivieren können?

Der Wunsch nach Struktur und einheitlichem Vorgehen war bei allen sehr groß und somit war die Bereitschaft, diesen Weg einzuschlagen, auch sehr hoch. Es war schon eine Herausforderung für uns und unser Team. Auf der Zielgeraden hatte das Team nochmals einen richtigen Motivationsschub. Das war wirklich toll zu sehen und hat uns sehr stolz gemacht.

Gerade dadurch, dass wir in den letzten zwei Jahren erneut stark gewachsen sind, war es uns wichtig, eine gewisse Ordnung in unserer Klinik zu haben. Jedes Teammitglied sollte genau wissen, wo was zu finden ist und wo etwas hingehört. Das erleichterte uns die alltäglichen Abläufe und auch die Einarbeitung neuer Kolleg:innen ist mit einer klaren Struktur für beide Seiten viel angenehmer.

Welches waren im Verlauf die größten Herausforderungen und wie habt Ihr diese gemeistert?

Parallel zur GVP-Zertifizierung haben wir die Fertigstellung unseres Anbaus und Renovierungs- und Umbaumaßnahmen in unserem Bestandsbau gemanagt. Wir waren bis zuletzt wenig zuversichtlich, dass wir überhaupt im April so weit sind